「事業拡大で、今のオフィスが手狭になってきた」
「コスト削減や人材確保のために、オフィスの移転を考えている」
オフィスの移転は、企業が成長するための重要なステップです。しかし、そのプロセスは非常に複雑で、やらなければならないタスクが山積みです。計画的に進めないと、業務に支障が出たり、想定外のコストが発生したりと、大きなトラブルに繋がりかねません。
特に、移転に伴って発生する大量の古いオフィス家具やOA機器の処分は、多くの担当者様が頭を悩ませるポイントです。
この記事では、オフィスの移転を成功させたいと考えている経営者様・ご担当者様のために、移転6ヶ月前から完了までの具体的な手順とタスク、そして移転コストを抑えるための不用品処分術まで、専門家の視点で詳しく解説します。
1．オフィス移転の全体スケジュールとタスク一覧
オフィスの移転プロジェクトは、一般的に6ヶ月以上の期間を要します。以下のタイムラインを参考に、計画的にタスクを進めましょう。
1-1．【6ヶ月～8ヶ月前】移転計画の策定と物件選定
プロジェクトの土台を作る最も重要な期間です。
- 現オフィスの賃貸契約確認：解約予告期間（通常6ヶ月前）と、原状回復の範囲を必ず確認します。
- 移転目的の明確化：「なぜ移転するのか」（増員、コスト削減、ブランディング等）を明確にし、新オフィスのコンセプトを決定します。
- 新オフィスの物件探しと内見：立地、面積、賃料、インフラなどを基に物件を探し、内見を行います。
1-2．【4ヶ月～5ヶ月前】業者選定と基本設計
移転をサポートしてくれる外部パートナーを決定します。
- 新オフィスのレイアウト設計：内装デザイン会社などと協力し、効率的な働き方を実現するオフィスレイアウトを設計します。
- 各種業者の選定と相見積もり：内装工事業者、引越し業者、通信工事業者などを選定し、複数の業者から見積もりを取ります。
1-3．【2ヶ月～3ヶ月前】各種手続きと不用品の整理
具体的な契約や手続きを進める期間です。
- 新旧オフィスの契約締結：新しいオフィスの契約と、現オフィスの解約手続きを行います。
- 不用品の洗い出しと処分方法の決定：新オフィスに持って行かないオフィス家具、OA機器をリストアップします。この段階で、後述する「不用品買取・回収業者」に見積もりを依頼し、回収日を予約しておくのがスムーズです。
- 行政への届出準備：法務局への本店移転登記、税務署、社会保険事務所、労働基準監督署、消防署など、必要な届出書類の準備を始めます。
1-4．【1ヶ月前～移転当日】最終準備と引越し
いよいよ移転に向けた最終準備に入ります。
- 社内外への告知：取引先や顧客、従業員へ、移転日と新しい住所・連絡先を正式に告知します。
- 荷造り（パッキング）：部署ごとに分担し、計画的に荷造りを進めます。
- 引越し作業の実施：引越し業者の指示に従い、移転作業を行います。
1-5．【移転後】各種手続きと原状回復
移転後もやるべきことは残っています。
- 行政への届出提出：準備していた各種届出を、定められた期間内に提出します。
- 旧オフィスの原状回復工事と明け渡し：賃貸契約に基づき、旧オフィスの原状回復工事を行い、オーナーに明け渡します。
2．オフィス移転で失敗しないための3つの重要ポイント
複雑な移転プロジェクトを成功に導くための、特に重要なポイントを3つご紹介します。
2-1．「なぜ移転するのか」目的を明確にする
「何となく移転したい」という曖昧な動機では、最適な物件選びもレイアウト設計もできません。「従業員のコミュニケーションを活性化させたい」「採用活動で魅力的なオフィスをアピールしたい」など、明確な目的を持つことが、全ての判断基準となります。
2-2．プロジェクト責任者を任命し、情報を一元化する
部署間の連携や、多数の外部業者とのやり取りをスムーズに進めるため、必ずプロジェクトの責任者を任命しましょう。情報と決定権を一人に集約することで、混乱や伝達ミスを防ぎます。
2-3．余裕を持ったスケジュールを組む
オフィス移転には、予期せぬトラブルや遅延がつきものです。ご紹介したスケジュールはあくまで目安とし、各フェーズに1～2週間程度のバッファ（余裕）を持たせた計画を立てることが、プロジェクト成功の鍵です。
3．【コスト削減の鍵】オフィス不用品の上手な処分方法
オフィス移転で発生するデスクやチェア、キャビネット、PCなどの不用品は、事業活動から出た「産業廃棄物」にあたるため、自治体の粗大ゴミとして捨てることはできません。法律に基づいた適切な処分が必要です。
そして、この処分方法こそが、移転全体のコストを大きく左右する隠れたポイントになります。
3-1．まだ使えるオフィス家具は「買取」に出すのが鉄則
状態の良いオフィス家具や、製造から年数の浅いOA機器は、中古市場で高い需要があります。これらを廃棄物として費用を払って処分するのは、非常にもったいないことです。専門の買取業者に査定を依頼し、売却することで、処分費用を削減するどころか、移転費用の一部をまかなうことも可能です。
3-2．「買取」と「回収」をワンストップで行う業者を選ぶ
最も効率的で賢い方法は、買取と産業廃棄物としての回収の両方を行っている専門業者に、まとめて依頼することです。価値のあるものは買い取ってもらい、値段の付かないものや壊れているものは、法律に則って適切に回収・処分してもらう。この方法なら、複数の業者とやり取りする手間が省け、買取金額を回収費用から差し引くことで、トータルのコストを最小限に抑えられます。
4．まとめ
今回は、オフィス移転を成功させるための手順と注意点について解説しました。
オフィス移転は、多くのタスクが絡み合う複雑なプロジェクトですが、しっかりとした計画とスケジュール管理があれば、必ずスムーズに進めることができます。そして、その過程で発生する不用品の処分は、コスト削減の大きなチャンスです。
移転計画の早い段階で、信頼できる不用品買取・回収業者に相談し、査定や見積もりを依頼しておくことが、賢いオフィス移転の隠れたコツと言えるでしょう。この記事を参考に、貴社の成長に繋がる素晴らしいオフィス移転を実現してください。