オフィスの移転準備は何が必要？ポイントと注意点を検証

1．オフィス移転の準備

オフィスの移転をスムーズに済ませるためには、しっかりと準備をしておく必要があります。
オフィス移転の準備にはどのようなものがあるのでしょうか。

1-1．現在のオフィスと新しいオフィスについて

まずは、現在のオフィスについて確認すべきことがあります。
契約書をチェックして解約と退居の取り決めがどうなっているか調べておきましょう。
通常は賃貸事務所の解約予告期間は6か月前となっています。
また、原状回復の条件についても確認しておきましょう。
こういった準備を開始するのは、移転の6～8か月前が目安。
同時に、移転先となる新しいオフィス探しもすすめていきましょう。
物件探しのポイントは、立地条件や最寄り駅への距離、周辺環境などです。
なぜオフィスを移転しようと思っているのかを考え、目的に合った物件を探すようにしてください。

1-2．新しいオフィスのレイアウトを考える

オフィス物件の候補が決まったら、次はレイアウトと内装です。
現在のオフィスで改善したい点を書き出し、効率的で働きやすい環境にするためにはどのようなレイアウトにすべきなのか考えてください。
内装設備やセキュリティー対策などは、最適なオフィス空間を作り出すための重要なポイントになるでしょう。
レイアウトの設計やデザインを依頼する業者は慎重に選ぶようにしてください。
知識や経験が豊富な業者であるかを確認し、発注日や施工期間についても決めていきましょう。

1-3．電気や通信の変更について

移転に伴い、電話番号やインターネット接続業者の変更、電気配線の工事などが必要になります。
電話番号を変更する場合は、取引先への連絡や印刷物の変更などの業務が発生するため、早めに取りかからなければならないでしょう。
インターネットの接続にかんしては、工事に1か月程度要する場合もあります。
移転が決まったら担当者に確認をとるようにしましょう。

1-4．引っ越し業者の選定

次に、引っ越し業者選びです。
オフィスを移転する場合は、価格よりも「スムーズに引っ越しができるかどうか」をポイントにすることをおすすめします。
家具の搬入やシステム構築のスケジュールを考慮した引っ越しが必要なため、オフィスの移転に慣れている業者を選ぶようにしましょう。

1-5．持って行くものと処分するものを決める

移転の1か月前までには、移転先に持って行くものと処分するものを決めておきましょう。
持って行くものにかんしては、どこに何をしまったか分かるようにしておいてください。
処分するものは、その方法についても検討する必要があります。

2．事務所移転の注意点

オフィスの移転をスムーズに済ませるために、知っておくべき注意点をいくつかご紹介します。

2-1．準備期間のスケジュールを立てる

解約予告期間を踏まえた上で、引っ越し希望日を早めに確定する必要があります。
そして、逆算して準備期間のスケジュールを立てておくことが大切です。
例としては、まず移転の6か月前には新しいオフィスの物件を確定しましょう。
5か月前には社内レイアウトの設計を完了し、4か月前には取り引き業者の選定と発注を済ませておいてください。
3～2か月前には内装工事の実施や道具の搬入を完了させて、1か月前までには内装と事務処理が終了している状態にしておくのがおすすめです。

2-2．新しいオフィス選びについて

会社によってオフィス移転の目的はさまざまです。
まずは、なぜオフィスを移転しようと考えているのか、その目的を明確にしてください。
もちろん、目的によって新しいオフィスの選び方は変わってきます。
しかし、最低条件として押さえておきたいポイントはあるでしょう。
たとえば、立地条件とアクセスはどうか。
お客様に足を運んでもらうオフィスであるなら、駅から分かりやすい順路でアクセスできるか、便利な路線から近いかをチェックしましょう。
近くに目印となる建物や場所があるかも重要なポイントです。
また、周辺環境についても考える必要があります。
自社イメージと町の雰囲気がかけ離れすぎていないか、銀行や郵便局が近くにあるか調べておきましょう。

2-3．引っ越し業者選びについて

引っ越し業者の中には、事務所移転を専門にしているところもあります。
内装やネットワーク工事も受け付けている業者もあるため、そのような業者に依頼した方がお得な場合も。
いずれにしても、引っ越し業者を選ぶ際には注意が必要です。
事前に複数の業者に見積もりを依頼し、比較してから決めることをおすすめします。

3．不用品の処分方法

オフィスの移転では、大量の不用品が出ることが予想されます。
そういった不用品をどのように処分したらよいのでしょうか。

3-1．リサイクルショップに売る

独立して会社を立ち上げた人などは、経費削減のためにリーズナブルなオフィス家具を探している場合もあります。
そういった理由から、オフィス用のデスクセットや接客用のテーブルなどは、中古市場でも人気のアイテムとなっているのです。
まだ使える状態のものは、リサイクルショップに買い取ってもらいましょう。
汚れやホコリを拭き取り、きれいな状態にして売りに出すことで、高く買い取ってもらえる可能性もあります。
その場で査定してもらえるため「すぐに処分したい」という人におすすめですよ。

3-2．不用品買い取り・回収サービスを利用する

「時間が不規則なのでリサイクルショップに持ち込むことができない」「先に見積もりを出してほしい」という場合は、不用品回収業者に依頼するのがおすすめです。
不用品の回収や買い取りを行っている業者の中には、24時間対応のところもあります。
捨てるものもまだ使えるものもまとめて回収してもらえるため、大変便利ですよ。
まとめてオフィス用品や家具を処分したい人は、ぜひチェックしてみてください。

まとめ

オフィスの移転準備についてご紹介しました。

• オフィス移転の準備
• オフィス移転の注意点
• 不用品の処分方法

「オフィスの移転を予定している」「移転の準備や注意点を知りたい」という人は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。