デスクを片付ける3つのコツとは? デスクの整理整頓術をご紹介!

毎日毎日増え続ける書類、資料……気がつけばものを置く場所がなくなってしまっていた、なんて経験は誰しも1回はあることでしょう。

散らかったデスクはどこに書類があるのか分からなくなりますし、ちょっとしたことで崩れてしまって手間がかかります。そのほかにもさまざまなデメリットがあることでしょう。できることなら改善すべき点です。

そこで、今回はデスクの整理整頓にまつわる情報を中心にご紹介します。

  1. デスクを整理整頓することの重要性とは?
  2. デスクを整理整頓する3つのコツとは?

1.デスクを整理整頓することの重要性とは?

1-1.作業効率が低下する

デスクが散らかっているということは、それだけ作業の効率が低下するということ。なぜかといえば、どこに何があるのかが分かりづらくなるからです。

たとえば、必要な書類がどこにあるのかが分からなくなれば、探す作業が発生します。この時間の分だけ、本来すべきだった作業が遅れるということ。そして、整理されたデスクならばその作業は省くことができるはずです。

実際、散らかった環境を整えることで作業効率が上がることは、割れ窓理論によって証明されています。割れ窓理論というのは、アップルの創業者として有名な故スティーブジョブズ氏が提唱した理論です。どういう理論かというと、『割れた窓を放置していると誰も注意を払わなくなり、やがてはほかの窓もすべて壊れてしまう』というもの。つまり、小さなマイナスを放置すると負のスパイラルに陥り、全体的に大きなマイナスとなるという考え方です。

そこで、ジョブズ氏はオフィスの環境を整えキレイにし、細かなルールを作り、社員の意識改革を行いました。結果として、会社の業績が上がったのです。

近年ではこの割れ窓理論はさまざまな企業で取り入れられるようになっています。たとえば、ディズニーランドやGoogle社などが有名でしょう。

このようなことから、小さなマイナス……すなわち散らかったデスクを整理整頓すれば、作業の効率化につながるということなのです。

1-2.散らかったデスクは人の幸福度を下げる

ミネソタ大学で行われた実験によると、散らかったデスクは人の思考をクリアにするものの、性格をだらしなくさせて不幸にしまうという研究結果があります。

実験によると、整理整頓されたデスクで作業した学生は、散らかったデスクで作業を行った学生に比べてチャリティに寄付する確率が上がり、ジャンクフードなどの不健康な食生活を避けたそうです。結果、散らかったデスクの学生に比べて幸福度が高まりました。

ただし、散らかったデスクで作業を行った学生は問題解決能力が高まったというデータもあるようです。つまり、創造性が上がったということ。

創造性が上がることは一見良いことのように思えますが、散らかっているため作業の効率自体は低下していることを忘れてはいけません。仕事の種別によっては宝の持ち腐れという場合もあります。たとえば、一般的なデスクワークには創造性よりも効率の法が重要ですよね。

作家やクリエイターなどの創造性が求められる職業でもない限り、デスクはなるべく整頓しておいた方が無難でしょう。

1-3.周りからの印象が悪くなる

デスクが散らかった人は、周りに仕事ができない人と見なされる可能性があります。というのも、すでにお話ししました作業効率の低下が主な原因です。作業効率が下がることは確実ですから、そこから『作業効率が低い=仕事ができない』というイメージが浮かび上がってしまいます。

また、デスクをしっかりと管理できない『だらしがない人』と見なされ、信頼度が下がる可能性もあるでしょう。やはり、大事な仕事は普段からきっちりとしたき帳面な方に任せた方が、信用できると感じてしまうのは人情というものです。

1-4.不潔な人と思われる

仕事で使うデスクを散らかしてしまうような人は、部屋も散らかっているだろうということが容易に連想できてしまいます。部屋が散らかっているということはそれだけ不潔な証拠で盛るのです。同僚から不潔な人と思われる可能性があるので、それが嫌ならばしっかりと片付けるようにしてくださいね。

2.デスクを整理整頓する3つのコツとは?

2-1.ボックスを使って分類しよう

真っ先に挙げられる方法としては、ボックスを使った管理方法です。デスクが散らかる大きな要因は書類でしょう。そして、書類を適当に山積みにするために、どこにあるのかが分からなくなり、ひっくり返して探す内にどんどんと散らかっていくのです。

そこで、書類を入れるボックスをデスクに用意しましょう。さらに、ボックスを『進行中』『終了』『資料用』と分けておきます。こうすれば、使用頻度の高いものがどこにあるのかが分かりやすくなり、探す手間が省けるでしょう。さらに、下から上にひっくり返して探すこともなくなるので、デスクが散らかるのを抑制することができます。

2-2.デスクの下や横にもの入れを設置する

デスクが散らかる原因の一つとして、必要なものが多すぎるということが挙げられます。ものが多すぎるためにデスクを整理してもあふれ出てきてしまい、結果として散らかってしまうのです。

そのような場合には、デスクの横や下にものを保管できるボックスを用意して中に入れておきましょう。デスク街のボックスに入れるものはなるべく使用頻度や優先順位の低いものにしてください。そうしないと、いちいち探す手間がかかり面倒だからです。

2-3.引き出しの効率化も忘れずに

デスクの整理というとデスク上のことばかりに目が行きがちですが、引き出しの中もデスクの一部。しっかりと効率的な状態に整理しておかなければいけません。

引き出し収納のコツは、引き出しごとの役割を限定化することです。何も考えず適当に収納していると、いざというときに何がどこにあるのか分かりません。

基本的に、下段の大きな収納スペースは書類の保管スペースにします。とはいえ、平積みにして入れると機能性が悪くて使いづらいので、縦にして入れられるようにファイルボックスを活用してください。

中段は小物や本(資料)などをしまうスペースにしましょう。

上段の一番狭い引き出しには文房具を入れておきます。

センターの引き出しは一時保管場所とし、基本的にはカラにしておきましょう。デスクで作業が必要な際などに、進行中の書類を一時的に保管します。仕事が終わって帰る際にはカラにしておきましょう。

2-4.文房具は最小限にする

使いもしないボールペンやシャーペン、はさみやのりがたくさん置いてあっても、それはスペースの邪魔でしかありません。

シャーペンは芯があれば1本で十分ですし、ボールペンはインク切れの予備として2本持っていれば問題ないでしょう。さらに、デスクには置かずにスーツの内ポケットなどに入れておいてください。

また、のりやはさみ、定規やコンパスといった使用頻度が低い文房具は、バッグの中に入れておくようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか?

今回はデスクを片付ける際のコツについて中心にご紹介しました。

  1. デスクを整理整頓することの重要性とは?
  2. デスクを整理整頓する3つのコツとは?

デスクの整理は仕事の効率性を挙げる上で非常に重要な作業です。仕事に関係がないからといって怠らず、しっかりと整理整頓しておきましょう。