社内清掃の上手なやり方は? 効率よく作業するコツや注意点を解説!

「社内清掃を効率よく行うには、どうすればいいのだろう」「社内清掃を社員で行うべきか、外部に委託したほうがいいのかよく分からない」とお考えではありませんか? スッキリ片付いたオフィスは、社員が働きやすく仕事の効率が上がりますよね。しかし、どんな方法で、どんな点に注意して清掃していいのか、よく分からないこともあるでしょう。

そこで今回は、社内清掃について詳しく解説します。

  1. 社内清掃を社員でするメリット・デメリット
  2. 社内清掃を外部に委託するメリット・デメリット
  3. 社内清掃のやり方
  4. 社内清掃を業者に依頼するには?
  5. 社内清掃に関するよくある質問

この記事を読むことで、社内清掃を効率よく行うポイントがよく分かります。まずは、記事を読んでみてください。

1.社内清掃を社員でするメリット・デメリット

最初に、社内清掃を社員でする場合のメリットとデメリットを見ていきましょう。

1-1.社内清掃を社員でするメリットは?

社内清掃を社員でするメリットには、主に以下のようなものがあります。

1-1-1.経費がかからない

経費がかからないことが、社内清掃を社員でする最大のメリットです。外部委託をすると、少なくとも毎回数万円以上の経費がかかります。経費を節約するためには、社員で清掃するのに越したことはないでしょう。さらに、業務時間内に清掃すれば、余分な人件費もかかりません。

1-1-2.社内美化の意識が高まる

社員で社内清掃すると、社内美化の意識が高まるのもメリットでしょう。普段から社内をキレイに使うように心がけるようになれば、清掃の手間や時間もグンと減ります。社員一人ずつが社内美化を意識すれば、不用品やゴミであふれることもなくなるでしょう。さらに、机の上が不用品や書類であふれている人に対し、意識を変えてもらう効果も期待できます。

1-1-3.社内情報が流出する心配がない

社内清掃を社員がすれば、社内情報が流出する心配がありません。社内には、顧客名簿や新製品の開発資料・経理情報など、重要な情報が多く存在しており、流出してしまえば、会社に大きな損害を与えることになります。しかし、社内掃除を社員ですれば外部の人間が入ることがないので、情報の流出を防ぐことができて安心です。

1-2.社内清掃を社員でするデメリットは?

社内清掃を社員ですると、以下のようなデメリットがあります。

1-2-1.仕事に支障が出やすい

社内清掃を社員ですると、本業の仕事に支障が出やすいのが大きなデメリットです。たとえば、社内清掃中に取引先から急ぎの連絡があったときに、担当者が清掃していれば対応が遅れます。また、社内清掃で疲労してしまい、本業に集中できなくなる可能性もあるでしょう。特に、給与の高い社員を清掃で疲労させるのは、会社にとってマイナスになります。

1-2-2.社員に不公平感が生まれやすい

社員に不公平感が生まれやすいのもデメリットです。社内清掃を社員ですると、積極的に清掃する社員と適当にやる社員に分かれます。また、何かと理由を付けて協力しない社員もいるものです。社内清掃で生まれた不公平感が人間関係に影響し、社員の士気が下がる可能性があります。さらに、担当場所によって掃除の難易度や内容が異なるのもデメリットです。たとえば、オフィスのフロア清掃担当とトイレ清掃担当では随分違います。

1-2-3.仕上がりが雑になることがある

社員に社内清掃を任せた場合、仕上がりが雑になることがあります。通常、社内清掃は時間を決めて作業することになるでしょう。そのため、中途半端なところで打ち切りになることもあるのです。社員の掃除スキルが低い、掃除方法の効率が悪いなどの理由で仕上がりが不完全になりやすいのも否定できません。

2.社内清掃を外部に委託するメリット・デメリット

社内清掃を外部に委託するメリットとデメリットを詳しく見ていきましょう。

2-1.外部に委託するメリットは?

社内清掃を外部に委託するメリットには、以下のようなものがあります。

2-1-1.社員の負担にならない

社内清掃を外部に依頼すると社員に負担がかからず、仕事に集中してもらうことができます。特に、給与が高い社員には、仕事以外のことで時間を使わせるのは経費の無駄になるので、外部委託をしたほうがメリットが大きいのです。また、社内清掃による業務の中断がないので、社員の負担にならないだけでなく、取引先にも迷惑がかかりません。

2-1-2.キレイに仕上がる

社内清掃を外部委託すると、キレイに仕上がるのも大きなメリットです。プロならではのノウハウと経験により、効率よく隅々まで清掃してくれるので、社員がするよりもピカピカに仕上がります。社内清掃をキレイに仕上げたいのなら、費用をかけても外部委託することがおすすめです。

2-1-3.ゴミや不用品の処分を同時に依頼できる

ゴミや不用品の処分を同時に依頼できるのも、社内清掃を外部委託するメリットの一つです。社内清掃を社員でする場合、ゴミや不用品の処分も自分たちですることになります。多種多様のゴミや不用品を仕分けして処分するのは、とても大変です。しかし、外部委託すれば、ゴミや不用品の仕分けや処分も任せることができます。

2-1-4.トイレや天井なども依頼できる

社内清掃を外部委託した場合、トイレなど社員が清掃を嫌がる場所も依頼できます。トイレの清掃も、快適かつ衛生的に過ごすために欠かすことができないとはいえ、積極的にやりたがる人はほぼいません。外部委託をすれば、社員に嫌な思いをさせることもないのです。また、天井やエアコン・窓の外側など清掃が困難な場所も依頼できるので、重宝することでしょう。

2-2.外部に委託するデメリットは?

社内清掃を外部に依頼するときのデメリットには、以下のようなものがあります。

2-2-1.経費がかかる

社内清掃を外部に依頼すると、経費がかかるのが大きなデメリットです。オフィスが広く、掃除する場所が増えるほど金額が高くなります。そのため、経費削減を掲げている会社ほど痛い出費となることでしょう。さらに、継続して依頼することになれば、経営的に大きな負担になることもあります。

2-2-2.社内情報が流出する恐れがある

社内清掃を外部に委託する場合、部外者が入ることになるため、社内情報が流出する恐れがあります。たとえば、清掃スタッフが共有キャビネットや社員のデスクの中を勝手に見たり、ゴミを持ち出してチェックしたりする可能性も否定できません。そのため、社員個人のデスク周辺の掃除を依頼しづらいのも困りごとです。

2-2-3.業務時間外に社内を開放する必要がある

社内清掃を外部委託した場合、通常は業務時間外を指定して作業してもらうことになります。そのため、業務時間外に社内を開放する必要があるのがデメリットです。大企業で常に守衛が見守りをしているのならよいでしょう。しかし、守衛がいない場合は、清掃時に社員が社内にいるようにするか業者にカギを預ける必要があり、大きな不安が残ります。

3.社内清掃のやり方

社内清掃のやり方を手順ごとに詳しく見ていきましょう。

3-1.清掃計画を立てて担当を決める

効率よく社内清掃をするためにも、最初にきちんと計画を立てておきましょう。大人数で作業する場合、社員それぞれに担当場所とやるべき内容を明示しておくことが大切です。社員それぞれが自分の担当場所を集中して掃除することで効率よく作業が進み、全体が美しく仕上がります。また、必要な道具が不足することがないよう、多めに用意してきましょう。社内清掃に必要な道具は、以下を参考にしてください。

  • ぞうきん
  • バケツ
  • モップ
  • 住宅用中性洗剤
  • ガラス用中性洗剤
  • ほうき
  • ちり取り
  • はたき
  • 掃除機
  • マスク
  • ゴム手袋
  • ゴミ袋
  • ダンボール箱

3-2.床の上を片付ける

社内清掃を行う前に、床の上を片付けましょう。床に余分なものが散乱していると、清掃時の邪魔になって作業効率が下がります。また、ホコリやゴミが残りやすくなるので、仕上がりに影響する点でもデメリットです。床の上のものは、本来の収納場所に戻すか、処分してください。

3-3.共有スペースを掃除する

床の上が片付いたら、共有スペースを社員全員で清掃しましょう。最初に割り振られた担当場所をそれぞれでキレイにするのです。自分の担当場所が終わったら、ほかの人の手伝いをするようにすれば、清掃時間の短縮につながります。

3-4.個人のデスク周辺を掃除する

共有スペースの清掃が終わったら、個人のデスク周辺の清掃に取りかかりましょう。机の上には、不用品や不要な書類が多く存在しているものです。必要なものと処分してもよいものに仕分けて必要なものを残し、そのほかは処分しましょう。共有スペースに戻すべきものも戻せば、デスク周辺の物量が減って整理しやすくなります。作業の最後に、机の上をキレイなぞうきんで拭き上げましょう。個人のデスク周辺の掃除が終わったら、ゴミや不用品をまとめて物置やゴミ置き場に運んで、社内清掃完了です。

4.社内清掃を業者に依頼するには?

社内清掃を業者に依頼する方法や注意点などを詳しく解説します。

4-1.信頼できる清掃業者の選び方

社内清掃を業者に依頼するときは、以下のポイントを参考にして選ぶことをおすすめします。

  • 社内清掃の業務実績が豊富にある
  • 作業が丁寧なことや仕上がりのよさで定評がある
  • 見積もりは無料
  • リーズナブルかつ分かりやすい料金システム
  • 希望日時に合わせて作業してもらえる
  • 顧客からの評判がいい
  • スタッフの教育が行き届いていて礼儀正しい

4-2.社内清掃を業者に依頼する方法

社内清掃を業者に依頼する場合、最初に見積もりを依頼することから始めましょう。具体的には、以下の流れを参考にしてください。

  1. 業者に連絡して現場視察と見積もりを依頼する
  2. 業者から見積もりが送られてきたら内容をチェックする
  3. 作業日時・内容・金額などを確認し、問題なければ正式に依頼する
  4. 指定日時に業者がやってきて社内清掃をする
  5. 業者から作業終了の報告を受けて完了

なお、見積もりを依頼しても条件に合わない場合は、必ずしも契約する必要はありません。見積もりだけなら複数の業者に依頼しても構わないので、4-1を参考に2~3社選び、それぞれ見積もりをもらって比較してみるのもおすすめです。

4-3.業者に依頼する場合の費用目安は?

社内清掃を業者に依頼する場合の費用目安は、以下を参考にしてください。

  • オフィスのフロア:50㎡で15,000円程度~
  • トイレ:1回7,000円程度~
  • エアコン:1台10,000円程度~
  • 窓:1枚2,000円程度~
  • 天井:50㎡で15,000円程度~

なお、実際には作業内容・広さ・汚れ具合などの条件によって、金額が大きく異なります。実際の金額を知りたいときは、業者からの見積もりで確認してください。

4-4.希望条件を明確にしておくこと

社内掃除を業者に依頼するときは、希望条件を明確にしておくことも大切です。すべてをお任せで業者に依頼した結果、さまざまなオプション費用が加算されて思わぬ金額を請求されることもあります。たとえば、以下のようなポイントを事前にチェックし、見積もりを依頼するときに業者に伝えましょう。

  • 希望日時
  • 掃除してほしい場所
  • やらなくていいこと
  • そのほかの注意点
  • 予算

4-5.悪質業者に注意すること

悪質業者に注意してください。たとえば、以下のようなポイントが当てはまる業者とは契約してはいけません。

  • 顧客からの評判が悪い
  • 料金システムが分かりづらい
  • 見積もりの提出が遅い
  • なかなか連絡が取れない
  • スタッフの言葉遣いや態度が悪い

悪質業者と契約した場合、高い金額の割には作業が雑だったり、希望した日時に作業してもらえなかったりすることがあります。また、最悪の場合、社内の備品や機密情報を持ち出されることもあるので十分に気を付けましょう。

5.社内清掃に関するよくある質問

最後に、社内清掃に関する質問に回答します。それぞれ確認してください。

Q.社内清掃は全社一斉に行うべきか?
A.いいえ。状況に応じて、フロアごとや部署ごとに分けて行うことも可能です。たとえば、月末月初が特に忙しい部署は、月中に行うようにしてもいいでしょう。

Q.業務が終わってから社内清掃をした場合、残業代を支払うべきか?
A.はい。社内清掃も業務の一つと見なされるため、残業代を支払う必要があります。残業代を支払いたくない場合は、業務時間内で行うように調整してください。

Q.社内清掃はどのくらいの頻度で行うべきか?
A.特に決まりはありませんが、週に1回程度決まった曜日・時間に行うのがおすすめです。定期的に社内清掃をすることで、常にキレイな状態を楽に維持することができます。さらに、年に1~2回程度大掃除をするとよいでしょう。

Q.清掃業者の作業が雑で不満があるときはどうする?
A.まずは、業者に連絡して不満がある点を伝えましょう。業者に落ち度があり、やり直しが可能な場合は、すぐに対応してもらえます。特に、定期契約している場合は、不満点をきちんと伝えて次回から改善してもらうことが大切です。

Q.社内清掃で出た不用品の処分はどうすればいい?
A.専門業者に処分してもらうことをおすすめします。中でも、業務で使用したものは産業廃棄物扱いになり、自治体回収でゴミとして出せません。そのため、専門業者に不用品の処分を依頼するときは、産業廃棄物収集運搬許可を取得していることを確認する必要があります。

まとめ

今回は、社内清掃について詳しく解説しました。社内清掃が行き届き、スッキリと片付いていると、仕事の効率が上がって業績によい影響を与えます。計画的に社内清掃を行って、社員が仕事をしやすい快適な環境に社内を整えましょう。なお、社内清掃は、社員でする場合と清掃業者に外部委託する場合の2つの方法があります。いずれも、メリット・デメリットがあるのでじっくり検討し、よりメリットの大きなほうを選ぶといいでしょう。社内清掃を清掃業者に外部委託する場合は、思わぬトラブルに巻き込まれないためにも、この記事を参考にして信頼できる業者かどうかチェックしてからにしてください。

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