オフィスでは仕事、自宅では趣味のための作業とデスクに向かう機会は多々あります。キレイに整理整頓されているデスクではものが行方不明になることはなく作業もスイスイすすみ、座っていても気持ちがいいですね。しかし、必要のないものと書類や文具がごちゃまぜに同居する不法地帯のようなデスクも多く存在します。片付けたいと思いつつ、なかなか時間が取れずに歯がゆく思っている方もいらっしゃるでしょう。そこで、今回は簡単なのに仕事の効率まで上がるデスクの整理整頓術をご紹介します。

  1. デスクを整理整頓することの重要性・効果
  2. 具体的にはこのように片付ける
  3. デスクを整理整頓するコツ
  4. 要るものと要らないものの分け方

1.デスクを整理整頓することの重要性・効果

1-1.世界のトヨタも実践している

世界的に有名な自動車メーカーのトヨタでは社内マナーや雑務としてではなく、最優先事項の「仕事」の位置づけで整理整頓を実践しています。それは、片付けができていない状態は不良品が発生しクレームにつながるため、無視することができない重要な項目として徹底されているのです。

1-2.片付けていないと現れる3つのムダ

「片付けができていないくらいで、そんなに大げさにいわなくても・・・。」とお考えの方もいらっしゃるでしょう。しかし、片付けができていないことで不要なものに場所を取られる「スペースのムダ」、デスクから探しものをするのにかかる「時間のムダ」。書類を間違えたりなくしたりの「間違えるムダ」といったリスクがついてまわります。探しものに1日10分費やすことは大したこととはいないかもしれませんが、これを1年続けると約60時間もの時間を浪費していることになるのです。これをほかのことに使えるなら、もっと有意義な時間になったのではないでしょうか?

2.具体的にはこのように片付ける

2-1.規格は統一して

デスク周りに特に多いのは書類ではありませんか?これらを効率よく整理するにはクリアファイルに入れることをおすすめします。カテゴリー分けし、ラベルを貼るとさらに分かりやすいでしょう。集まったファイルは縦積みや平積みにせず、ファイルボックスに保存すると取り出しやすく、しまいやすい環境を作ることが可能です。このとき、大きさをそろえておくとデコボコせずすき間があかないためムダなスペースが生まれません。

2-2.仕切りを利用する

ペンやハサミといった細かい文房具をペン立てに入れておくとゴチャゴチャした印象になります。また、デスクの上にはパソコンと電話だけといったシンプルな配置が理想なのでなるべく引き出しを利用しましょう。引き出しの中に仕切りを作り、よく使うものほど手前にくるように配置すると使いやすいため散らかりにくく、片付けやすい構造に仕上がります。

2-3.1番手前の引き出しは空に

時間になり退社する際に、机の上のものを毎回元の場所に戻すのは面倒である、といった場合に一時保管所を作っておくと便利です。明日はここからデスクに出せば昨日の続きをするのも楽で、周囲にデスクが散らかっているという印象も与えません。

3.デスクを整理整頓するコツ

3-1. 毎日3分を続け、四半期に1度大掃除

忙しい方にはデスクをキレイに保つ時間を捻出するのは難しいことかもしれません。しかし、どんな方にも1日3分ほどの余裕はありますね。そんな時間を利用して不要品は処分、使ったものは元に戻すなど少しずつデスク周りのキレイを保つようにしていきましょう。そして、四半期に一度はたまった書類や名刺の整理をすることでデスク周辺に要るものと要らないものを分別することをおすすめします。こまめな掃除で新しいスペースを生み出し、資料の整理をすることも容易になるでしょう。

3-2.重ねない

縦でも、横でも積み重ねると下のものが取り出しにくくなる、間に挟まったものがどこに行ったか分からなくなるといった事態をまねくことになり、「時間のムダ」「間違えるムダ」のリスクを高めることになります。基本は重ねない、どうしてもスペースの足りないときは、棚を作るなどしてスペースを有効活用するといいでしょう。

3-3.使用頻度の高いものは手前に

普段から使用頻度の高いものを手前に、あまり使わないものを奥に配置することで引き出しの開け閉めや、しまうときの手間を最小限に抑えることが可能です。使いやすい配置は、片付けやすい配置ということもありこれを実践することで、散らかりにくい環境を作ることにもつながります。

4.要るものと要らないものの分け方

整理整頓とは、「要るものと要らないものを仕分けして分かりやすく並べる」という作業です。不要なものをいくらキチンと並べても使うこともなく、シンプルさが重要になるデスクには無用の長物といえるでしょう。要るものと要らないものの分け方は、時間で区切ると簡単に仕分けすることができます。

まずは、「毎日使うもの」これはもちろん必要なものです。次に「いつか使うもの」と「いつまでも使わないであろうもの」に分けられ、いつまでも使わないであろうものについては要らないものとして処分していいでしょう。また、いつか使うものに関しては、期限を限定してデスクにとどめておきます。たとえば、書類なら3か月、名刺なら1年といった具合にファイルを分け日付ごとに整理し、仕分けを行いましょう。

まとめ

整理整頓されたデスクは、日々の積み重ねで作り上げるものといえるでしょう。ついつい、後回しにしがちな整理整頓や清掃はルールを定めて手間をかけなくても自然に片付く配置をみつけることで、あなたのデスクも機能的に生まれ変わります。そのためには、

  • 規格を統一して整頓する
  • 仕切りを利用
  • 1番手前の引き出しは空にして一時保管所に

整理整頓のコツは

  • 毎日3分、四半期に一度大掃除
  • 重ねておかない
  • 使用頻度の高いものから手前に置く

さらに、いるものと要らないものを時間を基準にすることで明確に分別します。基本的にデスクに置くのはパソコンと電話のみ、それ以外は引き出しを利用してワークスペースを広めに確保すると作業効率も上がり、業績アップにもつながるでしょう。また、片付いているデスクは見た目にも美しく、周囲の方からの評判アップにも一役買ってくれます。1日3分の積み重ねでこれだけの効果が期待できるのならやってみない手はないのではないでしょうか?