書類整理のアイデアを学ぼう! 社会人必見、書類整理の基礎知識!

気が付くと書類があふれかえって、どこに何があるのか分からなくなってしまっている方はいませんか。書類の場所が分からないといざというときに困りますし、しっかりと整理しておきたいものですよね。書類整理はセオリーやアイデアをしっているかどうかでその難易度や効率性などが大きく変わってきます。基本を学んで上手に書類整理を行いましょう!

  1. 書類整理はなぜ必要なの?
  2. 書類整理のセオリーを押さえておこう!
  3. オフィスにおける書類整理のアイデアは?
  4. 家庭における書類整理のアイデア
  5. 書類整理に関するQ&A

この記事を読むことで書類整理に関する基礎知識を学ぶことができます。書類整理が苦手な人はぜひチェックしてくださいね

1.書類整理はなぜ必要なの?

まずは、書類整理の必要性やどのような悪影響があるのかなどをご紹介します。

1-1.書類はなぜたまるの? 

一番の理由は単純に入ってくる書類の量が多いことが挙げられるでしょう。

  • 新聞
  • チラシ
  • ダイレクトメール
  • 公共料金やクレジットカードなどの請求書
  • 市役所や区役所などからの書類
  • 学校や仕事関係の書類

パッと挙げるだけでもこれだけの書類が手元に入ってきます。もちろん、その分だけ捨てれば良いのですが、困ることに請求書や市区役所の書類などは保管を求められるケースも多く、捨てづらいためどんどんたまっていくのが現状です。

1-2.書類をため込むことの悪影響は?

書類をため込むと本当に大切な書類のありかが分かりづらくなることが真っ先に挙げられる悪影響です。場合によっては、必要のない書類に紛れて捨ててしまうようなこともあります。そうなれば大きなトラブルに発展するかもしれません。
また、単純に部屋の中が狭くなり散らかってしまうこともデメリットといえます。せっかく部屋をオシャレにコーディネートしても、チラシや請求書などがあふれかえっていては台無しですよね。

1-3.整理の必要性

前述したように、書類がたくさんあると重要なものとそうでないものの区別が付きづらくなり、どこに何があるのかが分からなくなってしまいます。整理することでこれを解消することが可能です。また、しっかり整理されていれば必要なときに必要な書類を簡単に見つけられるのでストレスもありません。トラブルやストレスを避けるためにも、書類の整理はとても大切なのです。

2.書類整理のセオリーを押さえておこう!

次は押さえておきたい書類整理の基本ルールをご紹介します。

2-1.仕分けをする

書類にはチラシや新聞などのように捨ててもまったく問題のないものと、税金関係や請求書など捨てると困るものがありますよね。ですから、しっかりと大切なものとそうでないものに整理することが大切です。できれば、さらに細かく市区役所関係・学校関係・仕事関係などのように分別しておくとさらに良いでしょう。

2-2.不要なものは積極的に処分しよう

たとえば、チラシやカタログなど、処分しても問題がないものは積極的に捨てて数を減らすことが大切です。どんなに効率的な整頓を行っても、単純に書類の量が多ければ効果は半減してしまいます。

2-3.新旧書類はその場で取り替えよう

たとえば、市区役所などから一定期間ごとに支給される証明書などは、期限の切れた古いものまでついつい残してしまいがちですよね。しかし、期限切れのものをいつまでも持っていても意味がありません。規定に従って処分・返却をしましょう。

3.オフィスにおける書類整理のアイデアは?

この項ではオフィスにおける書類整理のアイデアをご紹介します。

3-1.書類ボックスを使う

すでに利用している人もいると思いますが、書類ボックスの量を増やせば単純に収納スペースや仕分けの細分化ができるようになるので効率的な整理ができます。また、書類ボックスの引き出しにはしっかりとラベルを貼りましょう。こうすることでどこに何があるのかが分かりやすくなりますし、しまうときにも迷わなくなります。重要な書類と不要な書類を混同するリスクも最小限になるでしょう。もちろん、これは家庭でも有効ですので、使っていない人はぜひ使ってください。

3-2.個人用書類だけを手元に置いておく

個人で保管するものだけを手元に置き、そうでないものは会社の文書管理規定などに従って保管をするようにしましょう。個人が保管する必要のない書類まで持っていると他の人が困ってしまいますし、責任も発生してしまいます。何よりも自分のデスクを圧迫してしまうので避けてください。

3-3.パソコンで管理する

現時点で手元にある必要がないものはパソコンにデータだけを残して、書類自体は処分してしまうことで量を減らせます。元のデータを持っていない場合は、書類をスキャナーでデータ化して保管しておきましょう。もちろん、これは有効な場合とそうではない場合があります。たとえば、上司の捺印(なついん)などがあるものは原本を残しておかなければいけないのでこの方法は取れません。この方法が有効なのは資料などです。

4.家庭における書類整理のアイデア

次は家庭における書類整理のアイデアをご紹介します。

4-1.「不要」「必要」の書類入れを用意する

家庭ではオフィスの場合に比べ、不要な書類と必要な書類の差が大きいのが特徴です。そのため、この二つの書類入れを用意するだけでもある程度は対応できます。場合によっては保留中を用意しても良いでしょう。もちろん、細かく分類しても構いません。

4-2.不要なものはその場で捨てる

明らかに不要なものはその場で捨ててしまう癖を付けましょう。癖を付けることで書類をため込まないようにすることができます。もったいない、何かに使えるかもしれない、などの考えはやめましょう。たいていの場合、大して役に立ちません。

4-3.入ってこないようにする

家庭の書類の中のいくつかは配信停止を依頼すれば入ってこなくなるものがあります。たとえば、チラシや新聞、ダイレクトメール、カタログなどが挙げられるでしょう。入ってくる量が減れば、それだけ整理整頓の負担を減らすことができます。もしも、配信を止めたくないのであれば、電子版に置き換えるのがおすすめです。

5.書類整理に関するQ&A

最後は書類整理に関して良く寄せられる質問とその回答をご紹介します。

Q.処分すべきか保管すべきか分からない書類はどうすれば良いのですか?
A.仕事の書類なら上司や同僚に相談しましょう。家庭の書類なら多くの場合、市区役所の書類や学校の書類、請求書関係の書類だと思いますので、書類の発行者に確認を取ると良いでしょう。

Q.プロにお願いすることは可能ですか?
A.整理収納サービスやハウスクリーニングサービスを行っている業者に依頼すれば、書類整理も行ってくれることがあります。ただし、書類はプライベートに関するものも多いので注意が必要です。

Q.書類整理に適した時期はありますか?
A.4~5月の年度初めに行うのがおすすめです。また、年末も区切りとしてはちょうど良いでしょう。

Q.ファイルフォルダーなどは役に立ちますか
A.もちろん役に立ちますが、家庭レベルならファイルフォルダーを使うほどでもないでしょう。使うとすれば、学校関係の書類など、定期的に大量の書類が送られてくる場合に限ります。

Q.家庭における書類置き場はどこにするのが最適ですか?
A.皆がアクセスできる場所に置くのがセオリーとなります。たとえば、電話台の収納部を書類入れにするとか、リビングの入り口付近に書類入れを設置すると良いでしょう。

まとめ

今回は書類整理に関する基礎知識をご紹介しました。書類整理をおこたると間違って大切な書類を処分してしまったり、必要なときに必要な書類を見つけられなかったりといったトラブルが起こり得ます。ですから、オフィスでも家庭でもしっかりと書類整理をしておくことが大切なのです。今回ご紹介した情報を参考にして、しっかりと書類整理を行ってくださいね。