「オフィスの机を整理したい」というその気持ち、よくわかります。デスク周りは散らかりやすく、常に使い勝手のよい状態にしておくのは難しいものです。しかし、整理整頓されていないと何かと不都合が生じますよね。どうすればデスクをきれいに整理して使いやすくすることができるのでしょうか。
この記事では、オフィスの机を整理する上で知っておくべきことをまとめてご紹介します。
- オフィスの机、整理前に知っておくこと
- オフィスの机を整理するポイント
- オフィスの机、整理アイデア
- オフィスの机を整理する際に使える便利グッズ
- オフィスの机の整理に関するよくある質問
この記事を読むことで、なぜオフィスの机を整理しておくべきなのか、その必要性や具体的な方法を知ることができます。きれいで作業効率のよいデスクを作り出しましょう。
1．オフィスの机、整理前に知っておくこと
まずは、オフィスの机を整理する目的や整理整頓の基本を解説します。
1-1．整理する目的とは？
なぜオフィスの机を整理整頓しておく必要があるのか考えてみましょう。重視するべきなのは、使い勝手をよくすることです。仕事をする上で作業効率は非常に重要であり、机が整理されていないと「何がどこにあるかすぐにわからない」という事態に陥ってしまいがち。使いたいものが使いたいときに見つからない状況では、仕事の効率は確実に落ちてしまいます。また、収納しきれないものが机の上に散らかっていると、作業するためのスペースも狭くなってしまうでしょう。少しでも作業効率を上げるためにも、机の整理は必要なのです。
1-2．オフィスの机には困りごとが多い！
オフィスの机は自宅のものと違い、さまざまな困りごとがあります。たとえば、収納の問題です。自宅であれば新たな収納スペースを作り出すことができますがオフィスではそうはいかないでしょう。決められたスペースに必要なものを使いやすいように収納する必要があるため、整理するのが難しくなってしまうのです。また、仕事をしていると書類などがどんどん増えていきます。必要なものをいつまで、どこに収納しておくべきなのか、自分で考える必要があるでしょう。
1-3．整理整頓の基本を押さえよう
整理整頓の基本は、オフィスの机に限ったものではありません。どこを整理するにしても同じことです。まず、ものの定位置を決めること。何をどこに置くのか決めてしまうことで「ものを探す」といったことがなくなります。そして、ものの量は最小限に抑えるようにしましょう。必要のないものは処分し、できるだけものを少なくすることで整理が簡単なものになります。収納する際は「わかりやすく、取り出しやすい」をポイントにしてください。取り出すのに手間がかかる場所に収納してしまうと、一つ一つの作業に時間がかかってしまいます。
1-4．最初にやるべきこと
オフィスの机を整理する際、まずやるべきことをご紹介します。収納スペースの奥行きやサイズ、数を把握してください。最初にこの作業をしておくことでどのくらいのものを収納できるのか見当がつきます。収納の限界量を知らずに整理を始めてしまうのは危険です。結局しまいきれなかったもので机があふれ返り、途方に暮れることになりかねません。
2．オフィスの机を整理するポイント
オフィスの机を整理する際は、いくつかポイントを押さえておく必要があります。
2-1．机の上に置くものは最小限に
オフィスの机には必ず引き出しがついています。ものはできるだけ引き出しの中に収納するようにし、机の上には最小限のものだけを置くようにしてください。机の上が散らかっていると作業効率は確実に悪くなります。そして、何でも机の上に置く習慣がついてしまいがちです。そういったことを繰り返していると机の上はあっという間に散らかっていくでしょう。
2-2．引き出しの一つは空にしておこう
仕事をしている上で「一時的に保管しなければならないもの」が出てくるはずです。たとえば、後日処理しなければならない書類や上司に提出する予定のある書類などを、ひとまず机の上に置いている人は多いでしょう。そういったものを置くスペースがある広い机なら問題ありません。しかし、そうでないなら引き出しの一つを「一時的なものを置く場所」にしてしまいましょう。そのために、引き出しを一つだけ空の状態にしておいてください。こうすることで机の上が散らかりにくくなるでしょう。
2-3．文具は仕切って収納する
引き出しの中で最も散らかりやすいのが文具です。ボールペンやハサミ・のりや修正テープなどの文具はそれぞれ形も大きさも違うため、きれいに収納するのが難しいでしょう。そこで、小さな箱や仕切りをうまく利用して、細かくわけて収納するようにしてください。きちんと整理整頓してある引き出しであれば「使った後はまた元の位置に戻す」ということが習慣化してきます。
2-4．引き出しの中身がわかるようにしておく
「どこに何が入っているのかわからない」という状態になっている人は多いと思います。何をどこに収納するのか決めておかないとこのような事態に陥りがちです。「文具は上の段」「書類は中段」「伝票は下の段」というように場所を決め、中に何が入っているのか一目でわかるようにしておきましょう。マスキングテープなどに中身を書いて外側から貼っておくと便利です。万が一自分が休んでしまって人に頼むことがあっても、必要な書類をすぐに見つけてもらえるでしょう。
2-5．書類は立てて収納
書類はたまりやすいため、定期的にチェックして不要なものを処分していく必要があります。処理前と処理後のものが一目でわかるようにし、ファイルに入れて立てた状態で引き出しの中へ収納しましょう。横に倒して収納すると使いたい書類があってもすぐに取り出すことができなくなってしまいます。付箋やラベルをつけておけば、どの書類がどこに入っているかすぐわかりおすすめです。
2-6．退社前にすること
デスクを常に整理された状態にしておくためには、こまめに片づけることが大切です。仕事を終えて退社する前に、必ず使ったものを元あった場所に戻すようにしましょう。この習慣が何よりも大切です。机の上に余計なものが出ていない状態にしておくことで翌日の仕事に取りかかりやすくなります。
3．オフィスの机、整理アイデア
オフィスの机を上手に整理するために、知っておくと便利なアイデアをご紹介しましょう。
3-1．書類編
大量の書類があって整理に困っているときは、まずいったんすべての書類を出して「必要なもの」「不要なもの」「保留」にわけていきましょう。不要なものはシュレッダー処分し、書類の量を減らします。必要な書類と保留にしておく書類は、クリアファイルなどを使ってなるべく細かく分類していきましょう。何に関する書類であるか、付箋などにタイトルを書いて貼っておくと便利です。
3-2．メディア編
次に、CD-RやUSBメモリーなどの記録メディアを整理する方法です。何にどのようなデータが入っているのかを明記し、項目ごとに仕切った引き出しの中に収納しましょう。CD-Rはミニアルバムのようなファイルを使ってそのまま1枚ずつはさんでいく方法もおすすめです。
3-3．文具・雑貨編
最も散らかりやすい文具や雑貨は、工夫して整理する必要があるでしょう。引き出しに入りきらない場合は、広口ビンを横にして接着剤でつなぎ合わせれば、ペン立てができあがります。透明なビンを使えば中身が見えておしゃれです。カラフルなミニバケツや丸い缶などを使って小物を収納するのもよいでしょう。机の上に置いても見た目がよく、散らかった感じがしません。また、コルクボードにディスプレイして収納する方法もおすすめです。大切な小物やよく使用するものなどをディスプレイ収納しておくと、取り出しやすくて便利でしょう。
3-4．私物編
私物はデスク周りに極力置かないようにしましょう。観葉植物や小さなぬいぐるみなどは癒(い)やしの存在であるため、すべてを撤去する必要はありません。邪魔にならないようにデスクの上に飾り、残りはできるだけボックスなどにまとめて、デスクサイドや足元に置くようにしましょう。
4．オフィスの机を整理する際に使える便利グッズ
オフィスの机を整理する際は、便利グッズを活用しましょう。意外なものが整理を楽にしてくれますよ。
4-1．机上収納
まずは、机の上の便利な収納グッズをご紹介します。
4-1-1．ドリンクホルダー
机上収納でおすすめなのがドリンクホルダーです。クリップ状になっているためデスクの端に引っ掛けて使うことができます。飲みものを置くスペースを確保する必要がなくなるため、デスクを広く使えるようになるでしょう。もちろん、使わないときは取り外しが可能です。
4-1-2．収納ボックス
机上専用の収納ボックスもあると便利です。書類やメモ帳・文房具などさまざまな大きさのものを収納できるため、デスクの上がすっきりするでしょう。最近はiPadも入るタイプのボックスが人気です。
4-1-3．ダブルクリップ
ダブルクリップはケーブルやコードをまとめるのに役立ちます。配線が複数あるとデスクは散らかって見えてしまいがち。デスクの端にダブルクリップをつけてその間にケーブルをとおしておくと、机上で邪魔になることはありません。
4-2．引き出し収納
次に、引き出し収納に使える便利グッズをご紹介します。引き出しの中は特に散らかりやすいため、仕切りを使って小物を収納するのがおすすめです。無印良品や100円ショップにも仕切りケースが売っているため、引き出しのサイズに合ったものを購入してください。
4-3．机下収納
デスクの収納スペースが足りない場合は、机下も活用しましょう。キャスターつきのワゴンを使えば収納が格段にアップします。引き出しがついているタイプやついていないタイプなどいろいろあるため、何を収納したいか考えて選ぶとよいでしょう。ただし、デスク下の高さや広さをしっかり測ってから導入するようにしてください。
5．オフィスの机の整理に関するよくある質問
「オフィスの机を整理したい」と思っている人が感じるであろう疑問とその回答をまとめてみました。
Q．デスクを整理することには、作業効率が上がる以外にどのようなメリットがありますか？
A．デスクを見ればその人のビジネススキルがわかる、と言われています。仕事が速く段取りがスムーズというイメージがあるため、信用を得やすくなるでしょう。
Q．オフィスのデスクを整理する上で心がけることは何ですか？
A．「不要なものはすぐ捨てる」「シンプルをモットーにする」というのが基本です。整理整頓にはまず「所有物を減らす」ことが必要でしょう。
Q．デスクが散らかっているとイライラしがちなのはなぜでしょうか？
A．目に入るものがたくさんあると、脳への情報が多くなりすぎてしまいます。その結果、脳がストレスを感じ、集中力を失ってしまうのです。安定した気持ちで仕事をしたいなら、まずはデスクを整理しましょう。
Q．不要かどうか判断できず、処分できないものがたくさんあります。どうしたらよいですか？
A．「いるもの」と「いらないもの」のほかに「保留」のものを一時的に保管しておく箱を用意しましょう。半年ほど経過しても必要がないものであれば、処分して問題ないと思います。
Q．机の上には最低限どのようなものを置いておくべきですか？
A．職種にもよりますが、基本的にはパソコンと固定電話があれば後は引き出しの中でも問題ないでしょう。特に、簡単に動かすことができないものは机の上に置かないようにしてください。
まとめ
オフィスの机を整理するポイントやアイデアをまとめてご紹介しました。デスクが整理されているとメリットがたくさんあります。気持ちよく仕事をするためにも、ぜひこの記事を参考にして整理整頓してみてください。